Ako digitalizácia a automatizácia pomáhajú zvládnuť vianočný nápor

DPD každoročne zvláda extrémny vianočný nápor, pri ktorom objemy zásielok rastú na rekordné úrovne. Aby depo dokázalo pracovať stabilne aj v najkritickejších dňoch roka, opiera sa o digitalizované riadiace systémy, automatizované triedenie zásielok a dátové riadenie procesov.

Digitalizácia a automatizácia patria k hlavným pilierom modernej logistiky v depe. Moderné triediace linky, inteligentné systémy a pokročilé dáta určujú, ako rýchlo a spoľahlivo dokáže depo reagovať na prudké zvyšovanie objemov – najmä v čase, keď každá minúta rozhoduje o plynulosti celej siete. Technológie pritom nemenia iba samotné spracovanie balíkov, ale výrazne ovplyvňujú aj plánovanie kapacít a reakcie na náhle výkyvy počas špičky.

Tieto riešenia zohrávajú v DPD dôležitú rolu najmä počas vianočného peaku. Stabilitu prevádzky v tomto období určuje najmä rozsah automatizovaných procesov, presné predikcie a schopnosť depa rýchlo prispôsobiť kapacity aktuálnemu dopytu.

S Milanom Juríkom, operačným riaditeľom DPD Slovensko, sme sa rozprávali o tom, ako digitalizácia mení riadenie depa, ktoré procesy už fungujú automatizovane, ako dáta pomáhajú predpovedať špičky a aké poznatky priniesli predchádzajúce vianočné sezóny.

Ako digitalizácia ovplyvňuje každodenné riadenie depa počas predvianočného náporu?
Digitalizácia nám počas celého roka, nielen predvianočného obdobia, výrazne uľahčuje život. Vďaka dátam máme okamžitý prehľad o tom, ako je konkrétne depo alebo triediace stredisko vyťažené a tiež kam zásielky smerujú. Vieme preto rýchlo reagovať a presmerovať kapacity tam, kde to je najviac potrebné. Ešte však nie sme v štádiu, aby digitalizácia za nás vyriešila všetko. Kľúčovú úlohu stále hrajú aj ľudia v skladoch a naši kuriéri – bez nich by ani najlepší systém nedokázal fungovať tak, ako potrebujeme.

Ktoré procesy v depe máte dnes automatizované a čo to prakticky znamená pri veľkom náraste zásielok?
Automatizovaný je predovšetkým proces triedenia zásielok v dvoch našich najväčších strediskách – v Bratislave Pharose a v Dolnom Hričove, cez ktoré prechádza viac ako 99 % všetkých zásielok v našej sieti. Automatická triediaca linka dokáže napríklad sama rozpoznať, keď je kontajner plný, a balíky presmeruje do ďalšieho, aby sa linka nezastavovala a aby sme maximálne využili kapacitu triedenia pri zvýšenom objeme. Tiež je možné triedenie zásielok flexibilne meniť podľa toho, na ktorý smer očakávame zvýšený objem zásielok.

Z ďalších procesov je nemenej dôležité zrýchlené vyhľadávanie balíkov podľa čísla zásielky, napríklad pre účely reklamačného procesu, čím zamestnancom odpadá časovo náročný proces manuálneho vyhľadávania v kamerovom systéme.

Výrazný prínos má systém optimalizácie trás pre kuriérov. Systém na základe dát pre každú zásielku automaticky pripraví a navrhne čo najefektívnejšiu trasu, aby kuriéri boli schopní doručiť čo najviac zásielok v požadovanom časovom okne a pri najazdení čo najmenšieho počtu kilometrov. Pri veľkom náraste objemu je to výrazná pomoc nielen pre skúsených kuriérov, ale predovšetkým pre nových a výpomocných kuriérov, ktorí svoju oblasť doručovania ešte nepoznajú a v princípe sú úplne odkázaní na systém optimalizácie.

Aký vplyv má automatizácia triedenia na presnosť a rýchlosť spracovania balíkov v najvyťaženejšom období roka?
Automatická linka je trikrát až štyrikrát rýchlejšia ako manuálna technológia. Zásielky triedi rýchlosťou takmer 3 m/s a jej teoretická kapacita je 10 000 balíkov za hodinu. Zjednodušene povedané to, čo sme schopní spracovať a vytriediť dnes za jednu hodinu by nám manuálnym triedením trvalo aspoň tri hodiny. Presnosť triedenia je výrazne vyššia, pretože automatická linka si všetky potrebné dáta načíta z prepravného štítka na balíku a nie je tam faktor ľudského zlyhania. Samozrejme, predpokladom je, že na prepravnom štítku sú všetky potrebné údaje a je čitateľný. Ak tomu tak nie je, tak automatická linka balík zatriedi do „no-read“ zóny, kde sa musí štítok opraviť. Percento týchto balíkov sa v priemere pohybuje medzi 1,5 a 2 %.

Ako vám dáta zo skladu pomáhajú predpovedať špičky a prispôsobiť kapacity tak, aby nedochádzalo k preťaženiu prevádzky?
Uplatňuje sa kombinácia viacerých možností. Od najväčších zákazníkov dostávame v predstihu predpoklad očakávaných objemov zásielok. Avšak v predvianočnom období, kde je úplná väčšina zásielok B2C, je veľmi náročné pre našich zákazníkov odhadnúť správanie spotrebiteľov. Pozeráme sa preto aj do minulosti a na trend posledných dní a týždňov. Vieme napríklad, že objemy zásielok v utorky a stredy sú aj o 30 – 40 % vyššie ako v pondelky, pretože spotrebitelia objednávajú cez e-shopy výrazne viac cez víkendy ako počas týždňa, a to platí počas celého roka. Preto pre najvyťaženejšie dni posilňujeme svoje prepravné kapacity, otvárame extra pracovné smeny v triediacich centrách alebo ponúkame zákazníkom počas vianočného obdobia zvoz zásielok v nedeľu na doručenie v pondelok, aby sme zásielky rovnomernejšie rozložili na jednotlivé dni v týždni.

Dokáže automatizácia pomôcť pri rýchlom škálovaní prevádzky počas predvianočného obdobia, alebo sú v tomto čase potrebné aj ďalšie personálne kapacity?
Automatizácia nám pomáha v tom, že za rovnaký čas vieme spracovať niekoľkonásobne vyšší objem zásielok a s väčšou presnosťou, čo má v konečnom dôsledku pozitívny dopad na zákazníka, pretože mu vieme poskytovať rovnaký alebo ešte lepší servis. Ale ako som už spomínal, všetko bohužiaľ zatiaľ nie je možné plne automatizovať. Najmä samotné nakladanie a vykladanie balíkov z nákladných áut a dodávok je proces, ktorý je plne závislý od ľudskej práce a sily. Posilnenie personálnych kapacít na hlavnú sezónu je preto nevyhnutné.

Stáva sa počas špičky, že dôjde k výpadku triediacej linky alebo inej technológie? Ak áno, ako veľmi a na ako dlho to ovplyvní prevádzku?
Tieto situácie nastávali najmä v začiatkoch automatizácie našej triediacej kapacity. Veľmi rýchlo sme pochopili, že je potrebné sa poctivo venovať najmä prevencii ako riešeniu problémov po ich vzniku. Pravidelnými kontrolami technológie, a to po každej pracovnej zmene, sme sa dopracovali k minimalizovaniu výpadkov, ktoré by ovplyvnili spracovanie zásielok na dobu dlhšiu, než aká sa dá bez väčších komplikácií dobehnúť ešte počas samotnej pracovnej zmeny. Úplne vylúčiť, aby sa výpadok stal, však nie je reálne.

Aké nové technologické riešenia či procesy ste zaviedli v poslednom období a ako sa osvedčili pri reálnych špičkách?
Tento rok sme zaviedli viacero noviniek, ale najviac sa osvedčilo vylepšenie pre kuriérov pre proces doručovania. Spojili sme dve zariadenia do jedného – skener a platobný terminál. Už pred cirka dvoma rokmi sme spojili skener a telefón. Aktuálne má teda kuriér tri zariadenia v jednom – skener, telefón a platobný terminál. Pre kuriéra je to hlavne bezpečnejšie, pretože má pri sebe iba jedno zariadenie, nemusí obsluhovať žiadne iné zariadenie a zároveň vie všetko spraviť rýchlo a pohodlne. Pri špičkách sa to osvedčilo – balíky sa skenujú rýchlejšie, kuriéri strávia menej času na depe a môžu sa viac sústrediť na doručovanie.

Ďalšou z noviniek je eDPL, ktorú sme uviedli na trh v októbri. Zákazníci už nemusia tlačiť papierový prepravný štítok – stačí PIN alebo QR kód, ktorý dostanú po objednaní prepravy.
Významnou inováciou je aj pripravované rozšírenie aplikácie pre odosielateľov MyDPD for Business, ktorú obohatíme o nové funkcionality zjednodušujúce podávanie a správu zásielok. No a napokon v segmente doručovania out-of-home sme sa vydali cestou prepájania viacerých otvorených sietí výdajných boxov.

Keď sa pozriete na vývoj posledných rokov, ktoré oblasti depovej logistiky majú podľa vás najväčší potenciál ďalšieho technologického posunu?
Veľký potenciál vidíme v rozvoze na viaceré vlny doručovania. Spočíva to v tom, aby sme dokázali efektívnejšie rozvrhnúť prácu ľudí na depách podľa aktuálneho objemu balíkov a časových špičiek. Takto dokážeme využiť ľudské zdroje čo najefektívnejšie a každý deň byť produktívnejší – balíky sa spracujú rýchlejšie, linky aj kuriéri pracujú optimálne a celá prevádzka je plynulejšia. Navyše nemusíme stavať nové sklady alebo rozširovať existujúce priestory. Stačí efektívnejšie využiť každý meter štvorcový a získať tak vyššiu produktivitu vo všetkých skladových procesoch.
Ďalšou oblasťou je automatické triedenie malých zásielok až na úroveň napríklad konkrétneho boxu alebo odberného miesta, čo súvisí s výrazným rastom obľúbenosti tohto spôsobu doručovania.

Vnímate každý rok podobný scenár, že najväčší nápor prichádza až tesne pred Vianocami, alebo sa už v správaní zákazníkov ukazuje zmena?
V správaní zákazníkov pozorujeme určité zmeny. Keby sme sa vrátili o niekoľko rokov dozadu, tak hlavná sezóna nám začínala už v polovičke októbra a plynule rástla, takže sme sa mohli postupne pripravovať a posilňovať kapacity. Posledné dva-tri roky sa však hlavná sezóna skrátila, ale je o to intenzívnejšia. Hlavný nápor začína od 17. novembra, vrcholí koncom mesiaca v dňoch okolo Black Friday a potom trvá až do Vianoc. Zákazníci sú opatrnejší, viac sledujú zľavy, čakajú na tie najlepšie ponuky, čo spôsobuje, že enormný nárast zásielok je veľmi koncentrovaný len na niekoľko týždňov.

Existuje nejaký vianočný „logistický mýtus“, s ktorým sa stretávate každý rok a ktorý by ste radi uviedli na pravú mieru?
Asi najväčším mýtom je spoliehať sa na to, že keď si objednáte darček ešte 22. decembra, tak určite bude doručený do Vianoc. Preto našim zákazníkom každý rok komunikujeme, ktorý je posledný deň, kedy balík dostaneme do prepravy a garantujeme doručenie do 23. decembra. Tento rok je to piatok 19. decembra.
Ďalším mýtom je, že sa všetky balíky podarí vložiť do balíkoboxov. Aj keď ich počet a kapacita každým rokom rastú, tak skúsení nakupujúci volia doručenie na poslednú chvíľu kuriérom.

Alebo očakávať, že ak si 22. a 23. decembra zoberiem dovolenku, vyrazím z Bratislavy k rodičom skôr a balík, ktorý som si objednal do Bratislavy a má ísť na doručenie 23. decembra, mi špeciálny kuriér donesie do Košíc iba preto, lebo je v ňom vianočný darček pre moju mamičku.

BONUSOVÉ OTÁZKY 🙂

Stretávate sa počas Vianoc s nejakým typickým problémom alebo situáciou, ktoré sa opakujú každý rok napriek tomu, že sa na ne pripravujete?
Každý rok sa intenzívne pripravujeme na hlavnú sezónu. Interne tipujeme, ktorý deň bude dňom D, kedy to naplno prepukne, a na ktorý je potrebné pripraviť maximum kapacity, aby sme to zvládli. A potom nám to ešte skomplikuje počasie.

Ako to máte vy osobne – patríte skôr k tým, ktorí darčeky nakupujú v predstihu, alebo si ich nechávate na poslednú chvíľu?
Určite si to nenechávam na poslednú chvíľu a snažím sa objednať v dostatočnom predstihu, lebo viem, aký nápor každý jeden kuriér zažíva počas tohto obdobia.

Je nejaký iný sviatok alebo obdobie, ktoré sa vedia priblížiť k predvianočnému peaku?
Keď som nastúpil do DPD pred desiatimi rokmi, tak Vianoce boli absolútny peak. Postupom rokov sa do popredia dostal Black Friday, kedy objemy zásielok sú už minimálne na rovnakej úrovni. Výrazne vyšší objem zásielok je vždy aj po každom štátnom sviatku, najmä keď je spojený s predĺženým víkendom. Ale to je otázka jedného-dvoch dní a s predvianočným peakom sa to nedá porovnávať.