Sedem sekúnd namiesto troch minút
Nedostatok ľudí, dlhé zaškoľovanie a vysoká chybovosť pri rutinných administratívnych úkonoch dnes patria k najväčším problémom špedičných firiem. Třebíčska spoločnosť SpedQuick sa preto rozhodla staviť na automatizáciu a umelú inteligenciu. Vývoj riešenia Extractor zabezpečila spoločnosť CHD Data. Výsledok je jednoznačný – výrazne skrátenie spracovania jednej objednávky.
Zadávanie objednávok patrí v špedícii k typicky rutinným činnostiam. Objednávky najčastejšie prichádzajú v rôznych formátoch: ako obrázky (JPEG, PNG, …), PDF, Excel, dokumenty vo Worde, HTML či textové súbory, zakaždým však v inom rozložení a s odlišnou štruktúrou dát. Každý zákazník používa vlastný formulár, iné označenie polí a niekedy aj iný jazyk. „Denne spracovávame desiatky objednávok, ktoré vyzerajú zakaždým inak, ale potrebujeme z nich dostať stále rovnaké dáta. Práve tu vznikala najväčšia záťaž pre ľudí,“ hovorí Antonín Kubis, konateľ spoločnosti SpedQuick, čo ho viedlo k využitiu AI.
Sedem sekúnd namiesto troch minút
Ešte donedávna prišla objednávka e-mailom, musela sa vytlačiť, ručne prepísať do systému a skontrolovať. Celý proces zabral dve a pol až tri minúty na jednu zákazku. Dnes stačí uložiť prílohu do vyhradenej zložky, systém ju okamžite načíta, umelá inteligencia dokument prečíta a do piatich sekúnd pripraví štruktúrovaný formulár (zvyšné dve sekundy „prehltne“ refresh stránky), ktorý je možné behom okamihu skontrolovať a odoslať do interného systému firmy. „Chceli sme odbúrať ručné zapisovanie do systému, aby sme ľudí mohli využiť tam, kde to dáva väčší zmysel,“ vysvetľuje Kubis. „Dnes sme na siedmich sekundách za jednu objednávku a chybovosť sa znížila zhruba o deväťdesiat percent.“
Kontrola aj bezpečnosť zostávajú
Systém vždy porovnáva pôvodný dokument s výstupom AI, aby mal človek rýchlu a jasnú kontrolu nad správnosťou dát. Každú položku je možné editovať, čím sa program zároveň aj učí. Zásadnou požiadavkou bola aj bezpečnosť. Softvér totiž beží lokálne, môže pracovať offline a žiadne dáta sa neposielajú tretím stranám. „Bolo pre nás kľúčové, aby objednávky neopúšťali firmu. Dáta máme po celý čas plne pod kontrolou,“ dopĺňa Kubis. Ako ďalej dodáva, museli kvôli tomu investovať do výkonného hardvéru, ktorý dokáže pracovať s AI.
Výkonný hardvér ako základ
Riešenie funguje na vlastnom AI modeli pracujúcom na vlastnej verzii operačného systému založeného na systéme Linux, čo celkovo kladie vysoké nároky na výpočtový výkon. „Počítač musí byť naozaj veľmi výkonný. Pracujeme s umelou inteligenciou, takže potrebujeme špičkovú grafickú kartu aspoň s 32 GB pamäte, dostatok operačnej pamäte a rýchle disky,“ vysvetľuje Lukáš Franěk z CHD Data. „Len vďaka tomu sa dostávame na odozvy v ráde jednotiek sekúnd, navyše sa systém stále dokáže sám učiť,“ dopĺňa.
Nie každá firma ale takýto hardvér potrebuje. Preto sa pripravujú varianty spoločne využívaného výpočtového výkonu alebo prenájmu techniky. Samotný softvér CHD-Extractor je licencovaný paušálne za cca 300 eur za mesiac bez obmedzenia počtu spracovaných objednávok a je možné ho počas jedného až dvoch týždňov prispôsobiť prakticky akémukoľvek špedičnému systému.
Štyri mesiace spoločného vývoja
Prvé úvahy o automatizácii vznikli v septembri minulého roka. „Z firmy nám odišli nejakí ľudia a my sme hľadali spôsob, ako túto situáciu vyriešiť. A napadlo nás nahradiť rutinnú prácu práve AI, o ktorej sa všade stále hovorí. Určitou inšpiráciou pre nás bolo aj riešenie použité pri Timocome,“ spomína Antonín Kubis. Po štrnástich dňoch prišla prvá funkčná verzia rozhrania, nasledovalo napojenie na firemný interný systém a intenzívne testovanie. V októbri už systém spracovával všetky typy dokumentov PDF, Word aj JPG. Ako Kubis spomína, spočiatku mal systém problémy s fontami, diakritikou, ale veľmi rýchlo sa „učil“. Automatizácia dnes funguje správne v približne 97 percentách prípadov a systém neustále zlepšuje prácu s diakritikou, rôznymi fontami aj problematickými znakmi. „Najprv sme sa dostali na skrátenie času asi na päťdesiat sekúnd, potom tridsať, dvadsať… a dnes sme na siedmich sekundách. To je obrovský rozdiel,“ zhŕňa Kubis. Denne firma spracováva až 60 objednávok, takže sú to jednoduché počty. „Miesto troch hodín rutinnej práce sedem minút…“ zhŕňa Kubis.
Ďalší krok fakturácia
SpedQuick už dnes plánuje rozšírenie automatizácie aj do oblasti fakturácie a účtovníctva. „To, čo sme chceli – zbaviť ľudí rutiny –, dnes funguje. A vidíme, že umelá inteligencia nám dáva priestor ísť ešte ďalej,“ uzatvára Antonín Kubis. Viac informácií či ukážku programu nájdete na webových stránkach https://chdata.cz.